للعاملين عن بُعد.. أدوات لتنظيم الوقت والجهد
19:12 - 06 يوليو 2024
بفضل الطفرة في العمل عن بُعد والعمل الهجين وتطبيقات الاتصال على هواتفنا الذكية، أصبح العمل على مدار الساعة أمراً مقلقاً، مما دفع كثيرين إلى الاهتمام بكيفية استعادة الوقت الخاص بهم، وإعادة وظيفتهم إلى حدودها وساعات العمل، التي تمتد من التاسعة صباحاً إلى الخامسة مساءً في الغالب.
,بحسب تقرير لـ" واشنطن بوست"، إليك أفضل الاستراتيجيات لترتيب وقتك، والتوفيق بين العمل والحياة الشخصية.
ضع حدوداً والتزم بها
لن يتردد الناس في استغلال رغبتك في العمل بعد (أو قبل) ساعات العمل، لذا تقع مسؤولية قول "لا" ووضع حدود صحية على عاتقك.
- في بعض الأحيان ننشغل في صخب الحياة اليومية إلى الحد الذي يجعلنا نفقد رؤية تلك الحدود، فننتهي إلى الرد على رسائل البريد الإلكتروني التي نراها في اللحظة التي نستيقظ فيها أو نشعر بالضغط للإجابة على سؤال من زميل أثناء تناول العشاء.
- خذ الوقت الكافي لإعادة تحديد ما تقبله وما لا تقبله كجزء من وظيفتك.. قد يعني هذا مشاركة أهدافك مع زملاء العمل أو أفراد الأسرة، الذين يمكنهم محاسبتك.. كما يمكنك ضبط تذكيرات الهاتف لتسجيل الخروج أو إجراء محادثة مع رئيسك حول التوازن بين العمل والحياة.
- يمكنك أيضاً التواصل بشأن حدودك من خلال توقيع بريدك الإلكتروني أو رسالة الحالة على تطبيقات التواصل في العمل، وحدد بوضوح ساعات عملك والمدة التي تستغرقها عادةً للرد وما يجب عليك فعله إذا كان الأمر عاجلاً.
أخبار ذات صلة
جدولة الرسائل الصادرة
تأكد من اتباعك لإرشاداتك الخاصة.. إذا كنت لا ترغب في تلقي رسائل بعد ساعات العمل، وسواء كنت تتواصل عبر Slack أو Teams أو البريد الإلكتروني أو حتى الرسائل النصية، قم بجدولة رسائلك لإرسالها في وقت مناسب.. يتيح لك هذا الأمر إبقاء جميع تعاملاتك التجارية ضمن ساعات العمل.
وإذا كنت تستخدم أداة اتصال لا تسمح بالجدولة، فقم بتعيين تذكير على هاتفك لهذا الوقت.
تقليل الإشعارات الخاصة بك
لقد أخبرت الناس بتفضيلاتك (من حيث مواقيت انشغالك بالعمل)، الآن استخدم التكنولوجيا لفرض تلك التفضيلات.
- قم بتغيير إعدادات الإشعارات على تطبيقات وأجهزة مكان عملك حتى لا تصدر أصواتاً أثناء تناولك العشاء أو اللعب مع أطفالك.
- يتيح لك Outlook تحديد جدول عملك، بما في ذلك ساعات عملك كل يوم، سيسمح ذلك للآخرين بمعرفة متى تكون على مدار الساعة ومتى لن تكون متاحاً.
- تتيح لك تطبيقات المراسلة مثل Slack أيضاً تحديد الساعات التي ترغب في تلقي (أو كتم) الإشعارات فيها في التفضيلات.
- تتيح لك أجهزتك ضبط إعدادات الإشعارات لكل تطبيق فردي، حتى تتمكن من الحصول على تنبيهات للأخبار العاجلة ولكن ليس من رئيسك.
- إذا كنت تريد فقط إيقاف تشغيل كل شيء، فيمكنك دائماً تشغيل التركيز أو وضع عدم الإزعاج على جهازك للحصول على صمت تام.
املأ التقويم الخاص بك
إذا كنت تحاول التأكد من عدم مقاطعة أي شخص للدقائق الثلاثين الثمينة التي تستغرقها لتناول الغداء، أو عدم قيام زميلك بتحديد موعد لاجتماع أثناء توصيل أطفالك إلى المدرسة، فأضف حدثاً إلى تقويمك.
بهذه الطريقة، إذا حاول شخص ما تحديد موعد لاجتماع عندما لا ترغب في عقده، فسوف يرى أنك غير متاح ويختار وقتاً يمكنك الاجتماع فيه.
يمكنك أيضاً تخصيص أجزاء من تقويمك إذا كنت بحاجة إلى وقت للقيام بعمل وأنت منشغل.
ضع خطة لحالات الطوارئ
على الرغم من أنه قد يكون من الجيد إيقاف العمل تماماً عند حلول وقت المغادرة، إلا أنه يجب عليك التأكد من أن جهات الاتصال المهمة مثل رئيسك في العمل لديها طريقة للوصول إليك في أي وقت.
قد يعني هذا منحهم رقم هاتفك الشخصي، أو إخبارهم بإرسال رسالة نصية إليك أو إرسال رسالة إليك عبر Signal أو أي تطبيق مراسلة آخر بدلاً من Slack أو البريد الإلكتروني.
يمكنك أيضًا تغيير إعداداتك بحيث يتمكنون من الوصول إليك حتى عندما يكون وضع التركيز أو عدم الإزعاج قيد التشغيل.
تأكد من توضيح متى يجب عليهم استخدام طرق الاتصال هذه، فهي مخصصة للمسائل العاجلة، وليس المهام التي يمكن تأجيلها إلى ما بعد تناول قهوتك غداً صباحاً.
سرقة الوقت!
في هذا السياق، يقول مدير مركز الغد للدراسات الاقتصادية، سيد خضر، في تصريحات خاصة لموقع "اقتصاد سكاي نيوز عربية"، إن:
- العمل عن بعد يؤدي إلى سرقة الوقت.. التواصل المستمر عبر الرسائل والمكالمات والاجتماعات الافتراضية دون إدارة جيدة لها، بجانب غياب الحدود الفاصلة بين العمل والحياة الشخصية، أمور تؤدي إلى التشتت والازعاج وضعف الانضباط والتركيز عند العمل من المنزل.
- استعادة الوقت المفقود تأتي من خلال إنشاء جدول يومي واضح للمهام والاجتماعات وتحديد مواعيد معينة للراحة،، فضلاً عن اختيار مكان هادئ للعمل في المنزل، مع الحد من المقاطعات والتشتت عبر إغلاق إشعارات الهاتف، وتعطيل بعض التطبيقات، والتركيز على أهم المهام، وإدارة الوقت بفعالية.
وبخصوص استغلال التكنولوجيا بشكل مثالي، يقول خضر، إن ذلك يأتي عبر الاعتماد على أدوات العمل الرقمية؛ لزيادة الإنتاجية والتعاون عن بعد، واستخدام تطبيقات إدارة المهام، والاجتماعات الفعالة، وتعزيز التفاعل، مع التواصل عبر منصات الفيديو والدردشة، والحرص على الأمن والخصوصية.
كما يمكن تخصيص تلك التطبيقات والأدوات لوضع حد فاصل بين ساعات العمل والساعات خارجه، بحيث إيقاف التنبيهات المرتبطة بالعمل وأنت خارج نطاق عملك.
خطة عمل
من أهم عوامل إدارة الوقت والإنتاجية بشكل جيد وضع خطة عمل يومية محددة المهام والأولويات، مع مراعاة فترات استراحة منتظمة وتحديد أوقات محددة للتواصل والاجتماعات عبر الإنترنت؛ لتجنب الاجتماعات المفرطة. كما يتعين تقليل المشتتات عبر إدارة الإشعارات والتركيز على المهام المهمة، والتواصل والتفاعل الاجتماعي، وفق خضر.
وينصح مدير مركز الغد للدراسات الاقتصادية، بالاهتمام بممارسة التمارين البدنية، والراحة المنتظمة، وتخصيص مساحات للعمل والراحة لتجنب الخلط بين الحياة الشخصية والمهنية، والتأكد من توفر التجهيزات التقنية اللازمة للعمل بكفاءة، بجانب المهارات والتطوير المهني، وتعزيز مهارات التواصل والتعاون عن بُعد، وتنمية القيادة والإشراف في بيئات العمل عن بعد، مع المشاركة في برامج التطوير المهني المناسبة للعمل عن بعد، والتركيز على اكتساب مهارات رقمية متقدمة، وإدارة الذات.
أخبار ذات صلة
أساس الحياة، ولكن!
بدوره، يقول الخبير الاقتصادي، ياسين أحمد، في تصريحات خاصة لموقع "اقتصاد سكاي نيوز عربية"، إن العمل أصبح يستهلك جزءاً كبيراً من حياتنا ووقتنا وطاقتنا، ولكن يظل هو أساس الحياة، ويمكننا تسهيله على أنفسنا؛ من خلال استخدام آليات تكنولوجية لتنظيم أوقات عملنا، وتسهيل وتسريع الإنتاجية في العمل.
تلعب التكنولوجيا دوراً كبيراً في سوق العمل، وتسرع عملية الإنتاجية فيه، بجانب توفير الوقت، والجهد، والتكلفة، بحسب الخبير الاقتصادي.
وبشأن طرق استعادة الوقت المسروق منا، يقول، إن ذلك يكمن في تجنب ملهيات العصر ومضيعات الوقت في الأمور التقليدية بالعمل، مع استخدام آليات تكنولوجية حديثة وبرامج وأدوات تساعدك في إنجاز مهامك بدقة، وتوفر وتنظم وقتك وجهدك بشكل أسرع.
يتعين أن يوازن الأشخاص بين حياتهم وأعمالهم، فلابد من تقسيم الوقت بدقة للعمل وللحياة، وفق أحمد، الذي يتابع قائلاً: العمل عن بعد يوفر وقت المسافة ما بين البيت ومكان العمل، ولا يختلف كثيراً في طبيعته سواء كان من البيت أو مقر العمل، بالعكس فهو يوفر وقتاً وجهداً.. والتكنولوجيا وبرامج الحاسوب تسهم في جعل المهام الإدارية والروتينية أسهل وأسرع من إنجازها بالطرق التقليدية.
ويضيف: توظيف خدمات الإنترنت، واستخدام البريد الإلكتروني يسهل عملية التنسيق، والتواصل بين أعضاء الفريق، بالإضافة للعملاء والشركاء في المؤسسة أو المشروع بشكل أسرع، وأكثر توضيحاً. كما أن التكنولوجيا تساعد الشركات في توفير الوقت والتكلفة وزيادة الإنتاجية والمرونة والدقة والسرعة في الأداء، ولذلك سوف يرجع جميع ما سبق على الحفاظ على الوقت الأصلي للعملية الإنتاجية ويسهل من وضع خطة للفصل بين ساعات العمل والراحة، سواء أكان عملاً فردياً أو جماعياً، وفق الخبير الاقتصادي.
